Jak Shipvio funguje?

Shipvio je moderní spediční firma založená na technologiích, která má za cíl co nejvíce urychlit a zefektivnit proces kolem zařízení dopravy.

Objednání přepravy funguje prostřednictvím naší platformy, kde se střetává nabídka volných přepravních kapacit s poptávkou po přepravě zboží. Pro přístup k ní je potřeba se zaregistrovat, jako odesílatel, který může zadávat poptávky na přepravu, či jako dopravce, který vidí aktuální volné náklady a může je vybírat.

Po registraci společnosti si odesílatel může poptat přepravu pomocí jednoduchého formuláře, kde vyplní potřebné informace týkající se přepravy a potvrdí vystavení poptávky na naší burzu.

Jakmile se poptávka přepravy vystaví na burzu, naši dispečeři zhodnotí naše možnosti dle aktuálních i historických dat, které máme k dispozici a které nám napovídají, za jakou cenu jsme schopni přepravu realizovat, a na základě toho vystaví cenovou nabídku.

Pokud se odesílateli cena zamlouvá, stačí ji pouze potvrdit a tím dopravu závazně objednat. V tuto chvíli je přeprava zveřejněná na burze nákladů, kde k ní mají přístup naši registrovaní dopravci, kteří ji v případě zájmu mohou vybrat a tím potvrdit, že se postarají o její realizaci.

Veškeré informace o detailech a stavu přepravy či dokumenty po její realizaci jsou snadno přístupné po rozkliknutí detailu přepravy ve vašem účtu.  

Založení účtu

Kdokoli si může velmi jednoduše založit účet zde.

U registrace pouze vyplníte základní údaje ohledně vaší společnosti, jako je název a identifikační číslo, a vaše kontaktní údaje – jméno, příjmení, email a telefon. Také zvolíte, zda chcete firmu registrovat jako odesílatel, který bude zadávat poptávky, či jako dopravce, který uvidí aktuální volné náklady (ale zároveň může také vystavit poptávku). A nastavíte si heslo, pod kterým se budete chtít do svého účtu přihlašovat.

Po kliknutá na tlačítko „Registrovat se“ vám z našeho systému přijde automatický email s požadavkem na ověření emailové adresy. Stačí pouze kliknout na odkaz v tomto emailu a váš účet je zprovozněn. Nyní se již budete moci kdykoli přihlásit přes naší webovou stránku pouze vyplněním emailové adresy a hesla.

Po přihlášení můžete editovat údaje ohledně vaší firmy, přidat další zaměstnance k profilu společnosti, nastavit typy přeprav, které vás zajímají, zadávat poptávky či vybírat volné náklady. Bližší informace ohledně fungování se dozvíte v dalších sekcích FAQ na naší webové stránce.

Nastavení profilu

K nastavení svého Shipvio účtu se dostanete po kliknutí na ozubené kolečko v pravém horním rohu obrazovky.

Zde můžete upravovat vaše údaje či fakturační údaje firmy, změnit si heslo, máte přístup ke všem fakturám za realizované přepravy, můžete ukládat kontakty do adresáře či spravovat šablony poptávek.

Také zde naleznete možnost přidat zaměstnance – to znamená založit účty dalším kolegům u vás ve firmě pro lepší spolupráci v aplikaci Shipvio, stačí pouze vyplnit jejich jméno a kontaktní údaje včetně emailové adresy, na kterou jim přijde samostatný přístup.

Poptávka přepravy

Zadání poptávky po přepravě je na Shipvio opravdu jednoduché.

Po přihlášení do aplikace stačí kliknout na zelené tlačítko Nová poptávka.

Otevře se vám krátký formulář, kde nám vyplníte všechny nezbytné informace ohledně vašeho nákladu a přepravy.

Jednoduše zvolte o jaký náklad se jedná, zda chcete převést celý vůz či menší zásilku, a následně doplňte specifikace ohledně typu vozu/typu balení, rozměru a hmotnosti nákladu.

Doplňte podrobnosti a případné speciální požadavky.

Následně už vyplníte adresy, odkud kam chcete náklad převézt, a časové určení, kdy tak chcete učinit. Pak už jen stačí kliknout na „Vystavit poptávku na burzu“, nastavit platnost poptávky a finálně potvrdit. Na poptávce okamžitě začínají pracovat naši dispečeři.

Tipy

• Některé detaily pro nás budou důležité až v dalších krocích, a tak je můžete přeskočit a zadat později, jako například kontaktní osoby na místě náklady a vykládky.
• U finálního kroku vystavení poptávky můžete zaškrtnout možnost „vytvořit z poptávky šablonu“. Příště pak nebudete muset vše vyplňovat znovu, pouze aktualizujete data a případně upravíte, pokud se něco změnilo.
• Po vystavení poptávky lze komunikovat s našimi dispečery přes diskuzi u poptávky, můžete zde tedy doplnit podrobnější informace k přepravě, ověřit si její stav či potvrdit finální detaily.
• Vystavenou poptávku lze v případě potřeby editovat, stačí po jejím rozkliknutí kliknout na „upravit poptávku“ v pravém horním rohu. Pokud u ní však je již cenová nabídka, úpravou poptávky se nabídka automaticky zruší. Avšak náš dispečer o tom bude informován, aby vám mohl vystavit novou nabídku.

Více nakládek či vykládek

Bohužel v tuto chvíli v poptávkovém formuláři nelze přímo zadat více adres nakládky či vykládky. Pracujeme na tom, aby se toto změnilo a vy jste danou možnost měli. Momentálně nám ale informace o dodatečných nakládkách či vykládkách můžete napsat do kolonky „Doplňující informace o nákladu“ a my už se o to postaráme.

Cena

Za registraci a využívání naší aplikace nejsou vůbec žádné poplatky.

Platíte pouze v případě, kdy se rozhodnete využít našich dopravních služeb a objednáte u nás přepravu.

Vystavení poptávky je také samozřejmě bezplatné a zcela nezávazné. Po jejím vystavení vám Shipvio nabídne cenu, která je uváděná vždy bez DPH. A teprve teď se rozhodnete, zda máte zájem využít naše služby. Pokud se vám cena zamlouvá, stačí kliknout na „objednat přepravu“, v případě potřeby doplnit kontaktní údaje, a přeprava je u nás závazně objednaná. Pokud se vám cena nezamlouvá, můžete ji jednoduše odmítnou a nic neplatíte

Toto se nemění ani v případě vícero zaměstnanců u jednoho profilu, takže ať už naší aplikaci využíváte u vás ve firmě pouze vy anebo celé vaše oddělení, to samo o sobě vás nic nestojí. Ani v budoucnu neplánujeme zavádět žádné poplatky.

Odpovědnost za dopravu

Je využití služeb Shipvio bezpečné? Co když dojde k nějakému problému s přepravou?

V případě využívání naší platformy a objednání dopravy se vše řídí Všeobecnými obchodními podmínkami, které musíte potvrdit při registraci a které také naleznete v celém znění na naší webové stránce.

Ty specifikují obchodně právní vztah, který vzniká v momentě potvrzení přepravy a zavazuje nás, že se postaráme o její realizaci. Spolupracujeme pouze s ověřenými partnery, vždy od nich vyžadujeme potvrzení o všech potřebných povolení pro podnikání v silniční dopravě a s velkou částí z nich jezdíme dlouhodobě.

V případě jakýchkoli potíží vše s dopravcem řešíme my a plně zodpovídáme za hladký průběh přepravy. Všichni naši dopravci mají povinné pojištění dle CMR a naše firma pak disponuje pojištěním odpovědnosti ze zasílatelských a přepravních smluv na částku 20 milionů Kč. Můžete se tedy spolehnout, že využití našich služeb je bezpečné.

Nastavení profilu

K nastavení svého Shipvio účtu se dostanete po kliknutí na ozubené kolečko v pravém horním rohu obrazovky.

Zde můžete upravovat vaše údaje, nahrát potřebné dokumenty o koncesi a pojištění, změnit si heslo, nastavit země zájmu, aktualizovat informace o vašem vozovém parku či uložit hlídací psy.

Také zde naleznete možnost přidat zaměstnance – to znamená založit účty dalším kolegům u vás ve firmě pro lepší spolupráci v aplikaci Shipvio, stačí pouze vyplnit jejich jméno a kontaktní údaje včetně emailové adresy, na kterou jim přijde samostatný přístup.

Využití naší aplikace Shipvio je bez jakýchkoli poplatků.

Ověření dopravce

Pro úplné dokončení registrace potřebujeme, abyste nahráli dva základní dokumenty, díky kterým jsme vás schopni ověřit, jako právoplatného dopravce.

Jedná se o koncesi k podnikání v silniční dopravě (v případě dopravy do 3,5 tuny stačí živnostenské oprávnění) a platné pojištění nákladu dle úmluvy CMR. Dokumenty stačí nahrát ve vašem nastavení profilu v sekci Obecné nastavení a Informace o společnosti.

My vaše dokumenty poté okamžitě ověříme a pokud je vše v pořádku, označíme vás jako osvědčeného dopravce a vaše registrace je hotová. Můžete začít vybírat přepravy. V případě, že narazíme na jakési nesrovnalosti, co nejrychleji vás informujeme, abychom vše ujasnili. Bez nahraných dokumentů pořád vidíte aktuální volné náklady, ale nemůžete je přijmout.

Vytváříme bezpečné místo, za naše služby ručíme, jak dopravcům tak odesílatelům, proto je toto ověření pro nás nezbytné.

Nastavení hlídacího psa

V Shipvio si můžete nastavit hlídacího psa, který Vás bude notifikovat o přepravách dle vašeho nastavení. Zadáte konkrétní parametry poptávek, které vás zajímají, ať už se to týká konkrétních destinací či přibližných směrů, a jakmile se taková poptávka objeví na burze, budete ihned informováni emailem.

Hlídacího psa naleznete v Nastavení, kde naleznete záložku Hlídací pes a pak už jen stačí kliknout na tlačítko Nový hlídací pes.

Tipy

• Místo nakládky a vykládky můžete specifikovat, jak si přejete, od konkrétní adresy po celou zemi
• Pokud ponecháte kolonku s vykládkou prázdnou, bude Vás hlídací pes notifikovat o všech přepravách z destinace zadané v kolonce s nakládkou, a naopak
• Do jedné kolonky můžete zadat vícero destinací, hlídací pes vám pak bude posílat poptávky, které vyhovují jakékoli kombinace zadaných údajů
• Pokud nespecifikujete hmotnost či typ vozidla, budete dostávat notifikace na poptávky různých velikostí a váhy
• Pokud máte v rámci jedné společnosti více zaměstnanců, nastavení hlídacího psa v účtu jednoho se nepropíše do účtů dalších a emailová upozornění chodí na adresu přiřazenou k účtu, ze kterého byl hlídací pes založen

Vyhledávání nových zakázek

Po přihlášení do vašeho profilu uvidíte na hlavní stránce sekci Burza, zde jsou volné náklady, které jsou aktuálně k mání.

Každou poptávku můžete rozkliknout a přečíst si podrobnější informace ohledně dat, časů a typu nákladu, u každé zároveň vidíte cenu, za kterou je nabízena. Jedná se o částku, kterou byste za přepravu získali vy, není v ní zahrnutá naše marže a je bez DPH. V případě zájmu stačí kliknout na „Akceptovat přepravu“, doplnit specifikace ohledně vašich časových možností, a přeprava je vaše. Do emailu vám přijde potvrzení s dokumentem objednávky.

Přeprava nákladu

V záložce „Vyhrané přepravy“ naleznete vaše vybrané přepravy. Po rozkliknutí si můžete prohlédnout detaily přepravy, stáhnout si dokument objednávky ze sekce „Dokumenty“ či v diskuzi písemně komunikovat s naším dispečerem anebo přímo s odesílatelem.

K přepravě také můžete přiřadit jiného zaměstnance vaší firmy, který k ní pak také bude mít přístup na svém profilu a bude také dostávat emailové notifikace týkající se přepravy. Ve většině případů se s vámi po vybrání přepravy z burzy ještě spojí náš dispečer, aby si s vámi finálně ověřil a potvrdil všechny detaily.

Po naložení a vyložení zboží je pak potřeba v detailu přepravy změnit její stav z „naloženo“ do „na cestě“ až k „doručeno“, abychom měli kontrolu, že vše probíhá, jak má, a nevznikaly žádné nesrovnalosti. Emailové upozornění ohledně změny stavu přepravy je vždy ihned zasláno odesílateli i nám.

Po úspěšném doručení zboží jste vyzváni k nahrání potřebných dokumentů k přepravě, následně je přeprava považována za dokončenou. Ještě je potřeba zaslat nám vaší fakturu. Tu nikdy nenahrávejte společně s dokumenty přímo na portál, jelikož by k tomu pak měl přístup i odesílatel, ale zašlete elektronicky na [email protected]. V případě, že potřebujeme originály dokumentů, protože je odesílatel vyžaduje, upozorníme vás na to a poprosíme vás je zaslat poštou na naší adresu.

Pro přístup k již odjetým přepravám můžete využít záložku „Archiv přeprav“, kde naleznete veškeré vaše přepravy (aktivní i neaktivní) včetně komunikace a časových záznamů.

Fakturace

Odesílatel platí nám, my platíme vám.

Po doručení přepravy od vás potřebujeme čitelně naskenované dokumenty a fakturu. Můžete buď vše poslat na náš email [email protected], anebo dokumenty nahrát přímo k přepravě na portálu. Pozor, fakturu na portál nenahrávejte, pak by k ní měl přístup i odesílatel. V případě potřeby originálů dokumentů, na což vás v průběhu přepravy upozorníme, vás poprosíme je zaslat na naši adresu.

Na faktuře prosíme uvádějte ID přepravy. Naše splatnost je 30 dnů a počítá se od data doručení dokumentů v podobě, v jaké je potřebujeme. Platba odejde na vámi uvedený účet, který můžete vyplnit i přímo u profilu vaší firmy na portálu, ale to není nutné, jelikož tyto údaje bereme primárně přímo z faktury, kde bývají standardně uvedené.